TUGAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Modul Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi
yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan
dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem
Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice'
proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum
yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di
gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka
industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum
terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi
industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses
kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem
ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika
dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup
mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering
(BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan
untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de
facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu
dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemapuan
Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management.

Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :
1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)
MODUL / KOMPONEN ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling
3. Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Keuntungan penggunaan ERP
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur
• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.
Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel pegawai untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang sudah terdaftar sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa apakah ada program harga khusus dari sistem informasi akunting hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
1. Keuangan
• Akuntansi Finansial
Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu
menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal
maupun internal. Sedangkan jenis-jenis laporan yang disajikan minimal
harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara manual.
Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan
modul-modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP.
Contohnya antara lain adalah modul POS (point of sale) saat memproses
transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut
dengan modul akuntansi finansial.
• Kontrol
Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait
dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek,
dsb.
• Fixed Asset Management
Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya
yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam
modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
2. Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses
pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh
perusahaan.
3. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan
dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia
seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor,
bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja
dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
4. Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja
dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas
setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
5. Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.
Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan
logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta
efisiensi bagi perusahaan.
6. Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah
tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang
efektif.
Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung
berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan
biaya yang cukup signifikan.
Misalkan kepala gudang perusahaan A ingin mengadakan material
produksi yang diproduksi oleh perusahaan B, perusahaan C dan perusahaan
D. Kepala gudang perusahaan A tersebut kemudian login ke dalam situs
web e-commerce perusahaan B, perusahaan C serta perusahaan D untuk
memesan material yang diperlukan tersebut.
Kepala gudang perusahaan A dapat memperoleh ketersediaan produk dan harga secara langsung dari masing-masing produsen tersebut.
Hal tersebut tentunya dapat memotong anggaran yang cukup besar
karena akan selalu memperoleh harga yang bersaing dengan jumlah dan
mutu terbaik.

ERP Internals / Modul / Manufaktur
Membangun bisnis Beberapa produk-produk mereka dari bagian-bagian dan bahan mentah. Produk ini dapat berkisar dari perakitan beberapa bagian standar untuk produk dengan ribuan bagian-bagian yang memerlukan minggu rekayasa. Manufaktur (yang notabene adalah kelompok sub-modul) mengendalikan proses yang dilakukan ini. Tidak semua paket ERP walaupun memiliki modul Manufaktur Lakukan semua yang besar.
Functions Fungsi Setiap baris harus diisi dengan Kode Item, Kuantitas, Rencana Scrap Kuantitas, Operasi dan Efektif Tanggal Menghindari The BOM harus loop tak terbatas. Sistim ERP harus mencakup fungsi untuk mendeteksi loop. Sistim ERP harus mencakup fungsi untuk Mendeteksi loop.
Manufaktur dibagi menjadi terpisah dan proses manufaktur. Diskrit produsen membuat item padat seperti senter atau mobil menggunakan Bills of Material. Proses manufaktur membuat cairan atau bahan kimia menggunakan rumus-rumus atau resep. Manufaktur juga dapat dibagi menjadi Make-To-Stock atau Membuat / Engineer-To-Order. Manufaktur memiliki Module Information Menjaga fungsi yang menangani parameter dan tabel data untuk sub-modul.

Berikut adalah daftar lengkap dari sub-modul dalam Manufaktur:
• Bill of Materials /Bill of Materials
Penjelasan :
Functions Fungsi Setiap baris harus diisi dengan Kode Item, Kuantitas, Rencana Scrap Kuantitas, Operasi dan Efektif Tanggal Menghindari The BOM harus loop tak terbatas. Sistim ERP harus mencakup fungsi untuk mendeteksi loop. Sistim ERP harus mencakup fungsi untuk Mendeteksi loop.

• Master Production Schedule
Penjelasan :
Master Production Schedule mewakili bisnis tingkat tinggi keputusan tentang apa yang akan dihasilkan selama jangka waktu tertentu. Ini menyatakan apa barang jadi harus diproduksi oleh tanggal dan dalam apa kuantitas. Menyatakan ini harus jadi apa barang diproduksi oleh jam dan dalam apa kuantitas. Hal ini didasarkan pada pesanan pelanggan dan diperkirakan permintaan atas perencanaan interval (bulan atau bahkan bertahun-tahun).Master Production Schedule Digunakan untuk mengusir sisa modul Manufacturing.

• Advanced Planning and Scheduling /Advanced Perencanaan dan Penjadwalan
Penjelasan: :
Advance Perencanaan dan Penjadwalan (APS) menciptakan jadwal rinci apa yang akan dihasilkan memperhitungkan kapasitas mesin yang terlibat dalam operasi. Ini tinjauan inventarisasi dan isu-isu direncanakan berdasarkan pesanan pembelian memimpin kali dalam catatan item bahan baku.

• Shop Floor Control
Penjelasan:
Shop Floor Control mengimplementasikan rencana yang dibuat oleh APS (Advance Perencanaan dan Penjadwalan). . Ini isu perintah kerja ke pusat-pusat kerja individu, permintaan bahan baku dari Inventarisasi dan, ketika barang selesai selesai, masalah stok permintaan untuk Inventarisasi bagi mereka. Ini catatan waktu aktual yang digunakan untuk menyelesaikan tugas penetapan biaya yang akurat sehingga dapat dilakukan, kesalahan dapat diperbaiki dan standar realistis dipertahankan. Shop Floor Control feed jam operasi bagi mesin untuk Manajemen Layanan pemeliharaan sehingga dapat dijadwalkan.
• Quality /Kualitas
Penjelasan: :
Memberikan produk yang berkualitas memberikan perusahaan keunggulan kompetitif yang kritis. Kualitas membantu pengguna menentukan standar kualitas, mengelola pengujian fisik barang, dan isu-isu Kualitas standar Peringatan jika tidak ditaati. Kualitas merupakan bagian integral dari sertifikasi ISO 9000 (ISO 9000 adalah standar mutu yang dikeluarkan oleh International Standar Organization).