Informasi merupakan dasar yang penting bagi organisasi dan manajemen. Oleh sebab itu, arsiparis perlu mengetahui dasar-dasar informasi dalam melaksanakan kegiatan arsip.
Informasi merupakan hasil olahan dari sejumlah data melalui sistem informasi manajemen. Data merupakan kumpulan dari sejumlah fakta. Informasi sangat dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam pembuatan keputusan. Untuk itu, tiap tingkatan manajemen membutuhkan informasi sesuai dengan kewenangan pembuatan keputusan.
Tingkatan manajemen terdiri dari tingkatan manajemen atas, menengah dan bawah. Informasi mempunyai karakteristik dan tipe-tipe informasi. Kebutuhan tiap tingkatan manajemen terhadap informasi berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan tipe informasi yang diperlukan dalam pembuatan keputusan.
Tahap-tahap pembuatan keputusan menurut Herbert A. Simon, terdiri dari: (a) tahap intelligence, (b) tahap design, (c) tahap choice, (d) tahap implementation. Kesemua tahap tersebut membutuhkan jenis sistem informasi yang berbeda-beda, sesuai dengan tingkatannya.
Pengantar Sistem Informasi dalam Organisasi dan Manajemen
Dalam era globalisasi, pendekatan sistem informasi dapat dipilah menjadi tiga pendekatan, antara lain: pendekatan teknis, pendekatan perilaku dan pendekatan sosioteknis. Sistem informasi ada pada setiap organisasi modern. Untuk kebutuhan akses informasi eksternal maka organisasi membutuhkan sistem informasi yang mencakup pemasok dan pelanggan. Untuk kebutuhan internal, maka sistem informasi diterapkan sesuai dengan fungsi-fungsi dalam organisasi tersebut. Pada hakikatnya, unit-unit organisasi tersebut merefleksikan fungsi-fungsi dalam organisasi tersebut, yang disebut sistem informasi fungsional. Sistem informasi fungsional bermanfaat untuk memberikan sediaan informasi bagi para manajer pada fungsi-fungsi organisasi.
Sistem informasi akan bekerja pada fungsi-fungsi organisasi sesuai dengan derajat kebutuhan informasi pada tingkatan manajemen dalam organisasi. Karakteristik dan tipe-tipe informasi akan terkait dengan kebutuhan informasi pada tingkatan-tingkatan manajemen dalam organisasi. Sistem informasi berfungsi mentransformasikan data menjadi informasi yang bernilai bagi tiap tingkatan manajemen. Sistem informasi mendukung pembuatan keputusan sesuai tahap-tahap pembuatan keputusan manajemen dalam organisasi.
Informasi dalam manajemen informasi dapat menjadi komoditi (barang yang diperdagangkan) sekaligus sebagai objek manajemen yang dapat ditata, diolah dan dijadikan bernilai dalam manajemen informasi bagi para pemakainya. Informasi dalam manajemen pengetahuan merupakan hal yang digali dan disebarkan sebagai suatu pengetahuan bagi organisasi tersebut, di samping itu informasi yang diolah dalam sistem informasi akan menjadi alat yang membawa dan mempercepat penyebaran serta penggalian pengetahuan dalam organisasi
Pemahaman Dasar Komunikasi
Manusia tidak dapat hidup sendiri, tetapi memerlukan bantuan orang lain. Selain itu mereka juga selalu ingin dianggap dan diperhitungkan oleh anggota kelompoknya. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan sebagai karakteristik dari pengertian komunikasi, yaitu:
Komunikasi tidak mungkin dihindari;
Komunikasi sebagai suatu proses;
Komunikasi mempunyai tujuan dan dilakukan secara sengaja;
Komunikasi memerlukan partisipasi;
Komunikasi bersifat simbolis;
Komunikasi bersifat transaksional;
Komunikasi tidak dibatasi waktu dan ruang.
Unsur-unsur dalam komunikasi adalah adanya sumber, pesan, saluran atau media, penerima, dan gangguan. Sedangkan tujuan komunikasi dapat dilihat dari kepentingan sumber, kepentingan sosial, serta kepentingan individual. Fungsi komunikasi mencakup pengawasan, sosialisasi, propaganda atau korelasi, motivasi, pengungkapan emosional, dan informasi. Adapun bentuk komunikasi dapat berbentuk ke bawah, ke atas dan searah.
Dalam berkomunikasi akan menghadapi berbagai macam kendala yang disebabkan manusia itu sendiri, alat yang digunakan, pihak komunikan serta gangguan alam, misalnya adanya suara petir. Kendala yang lain dari komunikasi dapat berbentuk kendala bahasa, emosi dan penyaringan.
Peran Komunikasi dan Informasi dalam Aspek Budaya dan Sosial
Pada saat anggota masyarakat berinteraksi, maka akan terjadi suatu komunikasi di antara mereka di mana pada saat itulah kebiasaan, norma dan nilai dari anggota masyarakat dibagikan dan disebarluaskan di kalangan mereka.
Budaya yang berbeda-beda antara kelompok yang satu dengan yang lain akan menyebabkan perbedaan persepsi terhadap suatu objek komunikasi. Selain itu kebudayaan juga mengajarkan tata cara komunikasi. Komunikasi berfungsi mentransmisikan nilai budaya dari suatu kelompok ke kelompok lain atau dari suatu generasi ke generasi berikutnya.
Akses Informasi
Akses informasi adalah pencapaian, peraihan atau perolehan akan informasi tanpa atau dengan melalui saluran atau media telekomunikasi. Informasi tersebut ada yang berbentuk sebagai informasi terekam dan ada juga informasi yang tidak terekam. Akses informasi dapat dilakukan secara online dan offline. Dalam tingkatan manajemen, cara akses informasi juga berbeda-beda sesuai dengan kewenangan dan penguasaan informasi bagi tiap tingkatan manajemen. Dan untuk mendapatkan akses informasi yang efisien dan efektif maka diperlukan sistem temu balik informasi.
Sistem temu kembali informasi merupakan sistem, baik manual maupun otomasi yang dapat melakukan pencarian atau penemuan kembali informasi sesuai dengan permintaan maupun kebutuhan pengguna, dengan informasi yang telah diseleksi sehingga informasi tersebut valid dan relevan bagi penggunanya. Dalam sistem temu kembali informasi otomasi, digunakan tesaurus untuk sistem pengindeksan pancalarasnya.
Manajemen Informasi dalam organisasi
Dalam praktek organisasi, manajemen informasi juga dikenal sebagai sistem informasi, hal ini sesuai dengan pendapat Nurwono.
Pengertian manajemen informasi dapat dilihat dari berbagai sudut pandang, antara lain dilihat dari: a) akar kata; b) paradigma informasi. Bila berdasarkan sudut pandang tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa: manajemen informasi adalah perencanaan, pengelolaan dan pengendalian informasi yang berpijak pada perkembangan ilmu manajemen dan teknik informasi, sehingga dalam prakteknya dapat mengelola, menghasilkan dan mengendalikan informasi yang bernilai bagi pihak-pihak yang berkepentingan di dalam dan diluar organisasi dalam konteks yang sudah ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan.
Manajemen terkait erat dengan proses pengambilan keputusan yang dibuat oleh pimpinan, maka unsur-unsur Manajemen Informasi yang dikenal dengan julukan 5 M yaitu (1) men atau manusia, (2) money atau uang, (3) machines atau mesin, (4) material atau peralatan, dan (5) market atau pasar. Berdasarkan fungsinya, manajemen mencakup antara lain (1) planning atau perencanaan, (2) organizing atau pengorganisasian, (3) actuating atau penggerakan, dan (4) controlling atau pengawasan.
Karakteristik Sistem Informasi Manajemen adalah memiliki ketergantungan yang tinggi terhadap peran alat pendukung utamanya yaitu komputer. Manajemen informasi merupakan suatu bidang yang menjembatani kebutuhan antara manajer yang membutuhkan data untuk keperluan pengambilan keputusan dengan para pekerja di bidang komputer yang berusaha memenuhi kebutuhan manajer organisasi.
Model Manajemen Informasi menurut Rohm dan Stewart dalam Nurwono (1994) berisi 15 tingkatan kemampuan manajemen informasi. Tingkatan-tingkatan ini digolongkan menjadi 4 golongan yang umum, yaitu: 1). Dasar-dasar Informasi, 2) Peralatan Informasi, 3) Spesialis Informasi, dan 4) Pembangkit Pengetahuan Informasi.
Dasar-dasar Teknologi Informasi
Ada berbagai macam definisi mengenai komputer, tetapi pada dasarnya komputer merupakan sebuah alat elektronik yang menyimpan data dan program serta memproses data dengan mengikuti instruksi-instruksi dalam sebuah program sehingga diperoleh output data. Kemampuan yang dimiliki komputer, antara lain terdiri atas kapasitas pengingat, kecepatan, keakuratan, operasi otomatis, kemampuan mengikuti perintah, dan kemampuan memproses. Komputer terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras terdiri dari komponen-komponen: alat masukan (input device), alat pemroses (processing device), alat keluaran (output device), dan alat simpanan luar (storage). Terdapat 2 klasifikasi perangkat lunak yang biasanya terdiri dari perangkat lunak aplikasi dan perangkat lunak sistem.
Pengendalian dan Dampak Penggunaan Teknologi Informasi
Teknologi sangat penting terutama untuk membantu mempermudah dan mempercepat pekerjaan seseorang maupun perusahaan. Namun, selain aspek positifnya maka teknologi di dalam sistem informasi dapat juga mengakibatkan permasalahan etika dalam organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, faktor manusia memegang peranan penting dalam penggunaan teknologi tersebut.
Dampak penerapan teknologi informasi dalam kaitannya dengan aspek sosial kemasyarakatan, yaitu yang menyangkut kebebasan pribadi, pekerjaan, kesehatan, tanggung jawab, kesenjangan keahlian, etika dan profesionalisme, serta citra diri manusia.
Informasi Sebagai Barang Komoditi
Dalam perkembangan teknologi dan informasi yang pesat saat ini ditandai munculnya sebuah model perdagangan baru di dunia, yaitu perdagangan melalui internet yang memanfaatkan informasi seluas-luasnya.
Pengertian informasi dapat berbeda-beda bergantung pada sudut pandangnya dan kebutuhan penggunanya. Definisi informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara tergantung waktu, mampu memberikan kejutan pada yang menerimanya. Informasi memegang peranan penting dalam pengambilan keputusan.
Internet dengan sistem jaringan yang terkoneksi antarkomputer dengan melewati batas-batas negara telah mendorong pola hubungan manusia yang berbeda yang melahirkan istilah cyber community.
Ada beberapa sumber penting untuk memperoleh informasi secara tepat, yaitu Manusia sebagai sumber; Sumber dokumenter; Sumber persepsi.
Fungsi atau manfaat informasi, Informasi itu sangat beragam, baik dalam jenis, tingkatan, maupun bentuknya. Sehingga fungsinya pun makin beragam pula karena akan bergantung pada manfaatnya bagi setiap orang yang kebutuhannya berbeda-beda.
Jenis-jenis informasi, Pengelompokan informasi berdasarkan jenisnya memudahkan arah dan pengelompokan informasi tersebut sesuai dengan sifat dan karakteristik yang dimilikinya.
Kualitas Informasi, sangat dipengaruhi oleh Relevan (relevancy); Akurat (accuracy); Tepat waktu (timelineness); Ekonomis (Economy); Ketersediaan (availability); Keandalan (reliability); Meningkatkan efisiensi.
Perlindungan Hukum terhadap Informasi Rahasia sangat berkait erat dengan informasi berdasarkan fakta, merupakan bagian dari hak milik perindustrian yang bernilai profit bagi pihak lain yang berkepentingan.
Hak Kekayaan Intelektual (HKI) dan Hak Paten atas Informasi
Hak Kekayaan Intelektual secara umum dapat digolongkan atas hak milik perindustrian dan hak cipta.
Hak Milik Perindustrian dapat dibagi menjadi:
Paten (patent) yang diatur dalam UU Nomor 14 Tahun 2001 tentang Paten (Lembaran Negara RI Tahun 2001 Nomor 109).
Informasi Rahasia (undisclosed information), diatur dalam UU Nomor 30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang (Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 242).
Hak Pemuliaan tanaman (plant breeder’s right).
Rancangan Industri (industrial design) diatur dalam UU Nomor 31 Tahun 2000 tentang Desain Industri (Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 243).
Denah Rangkaian (circuit layout) yang diatur dalam UU Nomor 32 Tahun 2000 tentang Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu (Lembaran Negara RI Tahun 2000 Nomor 244).
Merek dagang (trade mark) telah diatur dalam UU Nomor 15 Tahun 2001 tentang Merek (Lembaran Negara RI Tahun 2001 Nomor 110)
Pemegang paten dapat memiliki beberapa hak, antara lain 1. Hak eksklusif; 2. Hak memberikan lisensi kepada orang lain berdasarkan surat perjanjian lisensi; 3. Hak menggugat ganti rugi melalui pengadilan negeri setempat; 4. Hak menuntut orang yang dengan sengaja dan tanpa hak melanggar hak Pemegang Paten.
Kewajiban pemegang paten adalah 1. membayar biaya tahunan; 2. melaksanakan patennya di wilayah Negara Republik Indonesia kecuali apabila pelaksanaan paten tersebut secara ekonomi hanya layak bila dibuat dengan skala regional dan ada pengajuan permohonan tertulis dari pemegang paten dengan disertai alasan dan bukti-bukti yang diberikan oleh instansi yang berwenang dan disetujui oleh Ditjen HKI.
Secara garis besar, hak paten dibedakan ke dalam paten dan paten sederhana. Paten dan paten sederhana perbedaannya terletak pada jumlah klaim; masa perlindungan; pengumuman permohonan; jangka waktu mengajukan keberatan; yang diperiksa dalam pemeriksaan substantif; lama pemeriksaan substantif dan objek paten.
Masyarakat Informasi
Di era modern sekarang ini pengetahuan dan teknologi merupakan aset institusi yang sangat penting. Suatu institusi yang kering pengetahuan atau informasi, tidak akan bertahan lama. Perubahan informasi yang begitu cepat dan dengan adanya prasarana teknologi yang memadai menjadikan informasi sebagai komponen yang penting dalam mengelola suatu organisasi atau institusi. Karyawan yang kaya pengetahuan akan memiliki daya respon yang bagus terhadap setiap informasi yang diterimanya. Dan institusi atau lembaga organisasi saat ini terus-menerus membekali setiap karyawannya dengan pengetahuan, dan menjadikan setiap karyawan adalah aset perusahaan yang sangat berharga. Begitu juga jika informasi sudah terorganisir dalam database tertentu maka informasi tersebut agar dapat terus di manfaatkan harus terjadwal secara teratur untuk diperbaharui. Dengan pengelolaan pengetahuan yang baik maka informasi akan menjadi bahan utama dalam pengambilan keputusan di suatu perusahaan atau lembaga institusi.
Knowledge Management
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana data mentah diproses menjadi informasi yang berguna. Sedangkan Sistem Informasi bertugas mengumpulkan data mentah dengan terus-menerus menganalisa fakta yang terjadi. Melalui sistem informasi ini data dikombinasikan, disaring/difilter, diorganisasikan, dan dianalisa untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat yang dapat digunakan untuk melakukan langkah-langkah untuk mencapai perubahan di suatu organisasi/ perusahaan. Selanjutnya informasi ini disaring, disalurkan untuk menghasilkan knowledge/pengetahuan.
Teknologi informasi merupakan prasarana untuk menyalurkan informasi ke semua lini yang dipengaruhi oleh informasi, sehingga terjadinya pertukaran informasi/pengetahuan dari kelompok-kelompok yang memerlukan informasi, meng-update-nya, dan pengetahuan tersebut terus berkembang inilah yang disebut dengan Knowledge Management. Jadi Knowledge Management merupakan intervensi bersama-sama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan (creation), pembauran (assimilation), penyebaran (dissemination) dan pemanfaatan bersama pengetahuan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan.
Sumber buku Dasar-Dasar Informasi Karya Florentina Ratih Wulandari, Siti Samsiyah, Darmanto, Tiesnawati
