Manajemen Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.
Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.

Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Arsip Inaktif
Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip inaktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut: terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien; terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah; pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.

Pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi (reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan arsip (transfer) merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian (retrieve) dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan pemeliharaan. Selanjutnya Penyimpanan arsip inaktif (inactive storage), pemusnahan (discard/destroy) dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan.

Ruang lingkup manajemen arsip inaktif dapat mencakup kegiatan sebagai berikut: penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif, penentuan lay out ruang Pusat Arsip (inaktif), pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip, pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur (kacau), penataan dan penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip inaktif dan pelayanan arsip inaktif.

Konsep Dasar Pusat Arsip (Records Center)

Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat, tepat dan biaya yang murah.

Tipe pusat arsip dibedakan menjadi tiga, yaitu Pusat Arsip Minimal, Pusat Arsip dengan pengendalian inventaris standar, dan Pusat Arsip layanan referensi penuh. Perbedaan ketiga tipe pusat arsip ini lebih menekankan pada tingkatan kondisi penyimpanan dan layanan arsip dari yang paling sederhana hingga tingkatan yang lebih lengkap dan modern dengan memperlihatkan adanya sistem dan fasilitas penyimpanan dan layanan yang didukung penggunaan teknologi informasi.

Jenis Pusat arsip yang dikelola sendiri adalah apabila suatu instansi atau perusahaan membuat pusat arsip baik memanfaatkan tempat (ruangan) yang tersedia di lingkungan kantor maupun membangun secara terpisah di luar kantor untuk menyimpan arsip inaktifnya. Sedangkan pusat arsip yang dikelola jasa komersial adalah apabila suatu instansi atau perusahaan menyimpan arsip inaktifnya di suatu perusahaan yang memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan, pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan terakhir disebut adalah menyelenggarakan Pusat Arsip Komersial.

Seleksi Fasilitas Penyimpanan

Seleksi fasilitas penyimpanan perlu memperhatikan alternatif yang menjadi pilihan umum, informasi yang perlu dikumpulkan dalam merencanakan fasilitas, tingkat layanan yang akan diberikan dan menentukan jenis penyimpanan arsip inaktif.

Ada tiga pilihan umum dalam menyeleksi fasilitas penyimpanan, yaitu: menggunakan tempat di dalam kantor yang tidak cocok untuk kondisi kebutuhan kantor tetapi memenuhi persyaratan untuk penyimpanan secara fisik dan lingkungan; membuat fasilitas penyimpanan dalam ruang gudang di area yang sewa tanahnya lebih murah dibanding dengan lokasi di kantor utama; menggunakan jasa komersial perusahaan penyimpanan arsip.

Informasi yang dikumpulkan berkaitan dengan perencanaan fasilitas penyimpanan arsip adalah: Seberapa banyak volume arsip yang akan disimpan dan kalau mungkin berapa tingkat pertumbuhan arsip? Apa saja tipe arsip yang akan disimpan? Apakah kondisi lingkungan diperlukan berlainan untuk tipe arsip yang berbeda-beda? Seberapa sering arsip dirujuk? Seberapa cepat arsip ditemukan kembali baik dalam kondisi rutin atau darurat? Berapa tingkat keamanan arsip yang dikehendaki?

Fasilitas penyimpanan dapat menjadi sederhana atau serinci yang diperlukan dan biaya yang dimungkinkan. Dalam hal ini ada perbedaan dalam layanan kepada pengguna arsip yang disimpan yang mem-perlihatkan secara jelas antara gudang arsip dan manajemen informasi. Dari dua gambaran mencolok ini layanan penyimpanan yang paling sederhana diperlakukan sebagai objek tempat arsip dimana informasi disimpan. Informasinya mungkin tidak menarik seperti untuk Pusat Arsip yang terkelola dengan baik, karena itu pusat arsip ini tidak lebih atau lebih kecil dari pada sebuah gudang.

Layanan arsip yang lebih rinci (lengkap) yang menyediakan layanan referensi penuh kurang menekankan pada objek tetapi lebih pada informasi yang disimpannya. Informasi tentang pajak pertumbuhan nilai mungkin berada pada banyak objek, suatu file, disket misalnya. Layanan referensi tidak akan memberikan objek tersebut sebagaimana pada layanan secara sederhana, tetapi meringkas atau mengkompilasi informasinya untuk pengguna.

Kriteria yang mendasari keputusan pada level layanan mana yang diinginkan adalah apakah level tertentu dapat mencerminkan kebutuhan dan kemampuan organisasi akan hal berikut: kebutuhan informasi pengguna (user), manfaat berbagi informasi, biaya, dan adanya pegawai yang handal dan berkualitas

Suatu organisasi dapat menggunakan jasa pusat arsip komersil jika ada hal yang dipertimbangkan sebagai berikut: arsip inaktifnya terlalu sedikit sehingga tidak mungkin untuk menyelenggarakan pusat arsip sendiri; penting sekali untuk menyimpan arsip jarak jauh lebih 50 miles, tidak memiliki tempat dengan biaya murah untuk menyimpan arsip, arsip inaktifnya melebihi kapasitas pusat arsip milik sendiri, tidak ingin menyelenggarakan sendiri.

Gedung dan Perlengkapan Penyimpanan

Untuk membangun gedung sebagai fasilitas atau tempat penyimpanan dan pelayanan arsip inaktif apakah di lingkungan kantor (on site storage) atau di luar lingkungan kantor (off site storage) perlu direncanakan dan dirancang secara matang sehingga gedung penyimpanan arsip memenuhi standar-standar tertentu agar tercapai efisiensi dan efektifitas pusat arsip.

Lokasi Gedung Records Center yang akan dibangun harus mudah terjangkau baik dari sisi lancarnya komunikasi seperti jaringan telepon, internet, facsimile maupun dari sisi transportasi. Keterjangkauan atau mudahnya mengakses arsip dari sisi teknologi informasi maupun transportasi akan sangat mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi pusat arsip.

Standar lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif memerlukan persyaratan sebagai berikut: lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan dan fisik dan informasi arsip; lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor; gedung penyimpanan arsip inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan:

Lokasi gedung penyimpanan arsip harus lebih murah dari pada daerah perkantoran.

1.Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi tinggi.
2.Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
3.Hindari daerah atau lokasi yang rawan kebakaran.
4.Hindari daerah atau lokasi yang rawan banjir.
5.Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian / pemukiman penduduk atau pabrik.

Pembangunan gedung yang mengacu pada standar yang ada juga harus didukung ketersediaan sarana atau perlengkapan yang akan digunakan untuk menyimpan arsip inaktif. Perlengkapan penyimpanan arsip inaktif yang sering dan umum digunakan adalah rak arsip baik rak mobile maupun rak static, dan bok arsip dengan berbagai standar dan ukuran sesuai kebutuhan media arsipnya.

Tata Letak (Layout) Pusat Arsip

Ruang penyimpanan arsip inaktif secara umum harus mem-perhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Kekuatan ruangan terhadap beban harus diperhitungkan dari unsur-unsur berat rak dan berat arsip, dengan demikian ruang penyimpanan arsip inaktif mempunyai kekuatan menahan berat beban keseluruhan.

Tata letak rak yang paling umum diatur adalah tata letak rak terbuka dengan lebar 42 inci dari kedalaman rak 30 sampai 32 inci. Rak juga ada dalam ukuran besar 69 inci dari dimensi kedalaman rak 30 ke 32 inci. Rak biasanya terbuat dari kerangka baja atau terbuat dari kayu. Penempatan unit rak belakang dengan rak belakang menghasilkan tata letak yang lebih efisien, dan dapat mengimbangi bertambahnya usaha penanganan boks.

Jarak rak satu dengan rak lain atau gang ditentukan oleh tinggi rak, jarak ruang dengan kaki rak, kebutuhan pegawai, juga spesifikasi peralatan gedung dan peralatan kebakaran lokal. Tinggi rak 8 kaki atau kurang, dapat diakses lebih mudah menggunakan tangga podium kecil dengan jarak gang yang sesuai antara 30 – 34 inci. Apabila kurang dari 30 inci sulit bagi petugas untuk menangani keluar-masuk boks. Sedangkan untuk rak yang lebih tinggi yang memerlukan tangga podium ukuran tertentu atau alat lainnya akan cukup dengan jarak 36 inci. Jarak antar rak yang ditemukan di pusat arsip skala besar lebarnya tidak kurang dari 48 inci untuk memudahkan lalu lintas petugas dalam melakukan pengangkutan perlengkapan penyimpanan arsip inaktif seperti bok arsip.

Ruang penyimpanan arsip kertas cukup dibuat ventilasi yang memadai guna mengatur sirkulasi dan kelembaban serta suhu. Sedangkan ruang penyimpanan arsip media (audio visual), mikro film, arsip elektronik, juga arsip vital perlu menggunakan AC. Sedangkan agar arsip yang disimpan jangan rusak, maka faktor suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip yang mempergunakan AC harus memenuhi standar/ketentuan minimum.

Pengaturan penggunaan lampu harus difokuskan pada sepanjang gang dan rak arsip. Lampu harus cukup tinggi hingga tidak mengganggu penanganan bok arsip. Keamanan arsip (fisik/informasi) harus dijaga dari kemungkinan adanya pembocoran informasi atau pencurian arsip.

Ruangan Kerja untuk Non Penyimpanan Arsip Inaktif

Pusat arsip disamping memiliki ruang untuk penyimpanan arsip juga harus memiliki ruang non penyimpanan arsip inaktif yang meliputi ruang administrasi, ruang penerimaan, ruang penyiapan/pengolahan, ruang pemusnahan.

Ruang administrasi mencakup ruang referensi dan ruang kantor umum. Ruang referensi umumnya memiliki ruang yang terbatas, sehingga penggunaannya harus semaksimal mungkin. Sedangkan ruang kantor harus dilengkapi dengan perlengkapan kantor yang mendukung kelancaran tugas supervisor dan staf. Di samping itu juga perlu disediakan komputer untuk staf agar dapat dilakukan komputerisasi dalam pengelolaan indeks atau daftar indeks yang ada.

Ruang penerimaan letaknya berdekatan dengan lokasi bongkar muat untuk memudahkan proses. Arsip tidak dapat dengan segera disusun di rak-rak sesudah diterima pegawai di pusat arsip. Membutuhkan pintu masuk yang lebar untuk alat angkut forklif.

Ruang pengolahan untuk mengolah arsip jika belum ditata dengan tertib baik fisik arsip maupun informasinya, peralatan yang ada harus mendukung proses pengolahan, misalkan: sortir manual untuk pemberkasan kembali termasuk memberkaskan arsip microfilm maupun arsip dalam bentuk lainnya.

Ruang pemusnahan arsip adalah ruang untuk arsip yang telah diteliti nasib akhirnya berdasarkan jadwal retensi arsip. Ruang ini harus terpisah dengan ruangan penerimaan arsip agar bisa meminimalisasi resiko kesalahan. Semua arsip yang sudah diidentifikasi untuk dimusnahkan harus berada di ruangan ini bukan di ruang penyiapan/pengolahan.

Pemindahan Arsip Inaktif

Perangkat lunak pemindahan arsip yang sangat diperlukan adalah ketentuan umum dalam pemindahan arsip, adanya jadwal retensi arsip yang dibuat oleh instansi berdasarkan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan, formulir, berita acara pemindahan arsip inaktif. Untuk perangkat keras terutama diperlukan adalah bok arsip.

Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif.
Jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara pencipta, pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan.

Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif.

Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip.

Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti per-tanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke pimpinan pusat arsip.

Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.

Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan.

Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir

Survei dan Penyiapan Proposal Pembenahan Arsip

Pelaksanaan survei memberikan arahan kepada mahasiswa untuk mengumpulkan data arsip suatu instansi yang akan dilakukan pembenahan arsip inaktif. Secara materi yang menjadi objek survei adalah struktur, tugas dan fungsi organisasi, sistem kearsipan serta arsipnya sendiri. Survei dilakukan di unit-unit kerja instansi dengan menggunakan formulir survei. Akhir kegiatan survei arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan arsip inaktif. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi: peralatan perlengkapan, biaya, tenaga, dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan kebutuhan tersebut diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan menjadi prioritas pembenahan arsip inaktif.

Berdasarkan kaedah kearsipan dalam memprioritaskan objek kegiatan pembenahan harus mendahulukan pada kondisi arsip yang membutuhkan penanganan segera, misalnya karena arsip tertua atau kurun waktunya paling lama, arsip penting dan sudah kurang terawat, rusak dan sebagainya.

Prosedur Pembenahan Arsip Inaktif

Prosedur pembenahan arsip memberikan gambaran dalam mempraktekkan pengaturan arsip kacau baik secara fisik maupun informasinya. Pengaturan ini dilakukan untuk mengembalikan susunan arsip sebagaimana dilakukan pada saat digunakan dalam aktifitas administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini mengambil contoh kasus pada Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Kerja. Pembenahan arsip dilakukan melalui dari kegiatan identifikasi, rekonstruksi sampai dengan kegiatan penyusunan daftar pertelaan arsip.

Dengan adanya Daftar Pertelaan Arsip maka penyimpanan arsip inaktif dapat dilakukan sekaligus menjadi sarana penemuan kembali dalam rangka layanan arsip inaktif. Melalui Daftar Pertelaan Arsip ini juga bisa dilakukan penilaian arsip untuk menentukan langkah-langkah penyusutan lebih lanjut.

Sistem Nomor Penempatan Arsip Inaktif

Sistem penomoran penempatan (space numbering system) adalah suatu cara yang digunakan untuk menentukan nomor atau kode angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan atau disimpan dalam rak arsip suatu Pusat Arsip. Berbagai model atau cara dapat digunakan untuk menentukan letak arsip inaktif yang sudah dimasukkan dalam bok arsip untuk ditata dan disimpan dalam rak arsip. Sistem nomor penempatan arsip inaktif meliputi sistem nomor penempatan lajur rak (row space), sistem nomor penempatan lajur-unit rak (row-unit-space), sistem nomor penempatan lajur-unit-shelf (row-unit-shelf space) dan sistem nomor lajur unit shelf (row-unit-shelf).

Teknik Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif

Aplikasi sistem nomor penempatan arsip inaktif pada rak penyimpanan memerlukan teknik penataan dan penyimpanan tertentu. Teknik ini merupakan tata cara penataan dan penyimpanan arsip inaktif pada rak penyimpanan arsip yang dilakukan mulai dari penataan arsip inaktif dalam tempat himpunan arsip dan bok arsip, penentuan nomor penempatan, penataan boks arsip pada rak arsip, serta komputerisasi.

Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan sebagai berikut:

1.Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit pencipta.
2.Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama.
3.Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan) yang sama
4.Penataan fisik arsip dalam suatu bok arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci dalam setiap bok.
5.Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok.
6.Berat setiap bok arsip tidak boleh melebihi 35 pound.

Penentuan nomor penempatan adalah kegiatan memberikan nomor lokasi atau penempatan setiap nomor boks arsip sesuai yang terdaftar pada formulir pemindahan arsip inaktif atau daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan. Setelah dilakukan penataan fisik dan informasi arsip dalam folder dan penataan susunan arsip dalam boks arsip secara keseluruhan, kemudian dilakukan penataan boks arsip pada rak arsip yang tersedia di ruang penyimpanan arsip.

Komputerisasi penataan arsip inaktif adalah kegiatan mengelola data arsip inaktif dengan menggunakan media komputer. Kompurisasi dapat dilakukan sebatas pada metadata arsip inaktif atau secara menyeluruh baik metadata maupun dokumen elektronik yang telah dialihmediakan dari media kertas atau media lain ke media elektronik.

Ketentuan dan Cara Pemusnahan Arsip

Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi.

Ketentuan pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan pemusnahan arsip.

Pada prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan Manajer Arsip dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam memusnahkan arsip.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif yang paling sesuai dengan kondisi arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di antaranya membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan (incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical destruction), dan menjadikan bubur kertas (pulping).

Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip.
Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip. Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun.

Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khususnya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:

1.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan;

2.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;

3.Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.

Pemeliharaan Arsip Inaktif

Ada berbagai cara dalam pemeliharaan lingkungan arsip inaktif, diantaranya dilakukan melalui upaya penentuan lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip yang memenuhi standar fasilitas penyimpanan dan kaidah kearsipan yang ada. Lokasi penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor sesuai kondisi dan kebutuhan instansi. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip adalah cara penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi pengaturan tata ruang, suhu kelembaban, pengaturan cahaya dan penerangan serta penggunaan alat pengamanan lingkungan. Dengan pengaturan hal-hal tersebut arsip dapat terjaga, tercegah dan terlindungi dari faktor penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh lingkungan.

Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi

Diperlukan pemahaman terhadap faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip dan langkah-langkah perlindungan untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan terlaksana dengan baik. Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan informasi arsip inaktif.

Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahan-bahan arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip, yaitu: faktor biologis, faktor kimiawi dan faktor manusiawi.

Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip merupakan usaha mencegah dan mengatasi kerusakan arsip yang disebabkan oleh berbagai faktor. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya melalui sistem penataan yang baik, fumigasi secara periodik, penggunaan kamper, dan perawatan arsip. Perawatan arsip dapat dilakukan dengan deasidifikasi, laminasi, enkapsulisasi dan sebagainya.

Pengamanan informasi dilakukan untuk mencegah terjadinya arsip rusak atau hilang yang disebabkan oleh ulah manusia. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan memperhatikan tiga hal, yaitu pemberian kewenangan kepada pejabat/staf tertentu untuk bertanggung jawab terhadap arsip yang bersifat rahasia, membuat sistem pengamanan dengan me-manfaatkan teknologi informasi, dan memberikan sangsi hukum terhadap setiap pelanggaran penyalahgunaan informasi.

Konsep dasar Layanan Arsip Inaktif

Layanan adalah kegiatan membantu menyiapkan (mengurus) apa-apa yang diperlukan seseorang. Layanan arsip inaktif adalah suatu aktivitas memberikan bantuan untuk menyiapkan arsip inaktif yang diperlukan oleh pihak lain. Ada dua pihak yang berkaitan dengan kegiatan layanan arsip inaktif, yaitu pihak yang membutuhkan arsip inaktif (user) dalam hal ini pimpinan unit kerja/ instansi dan pihak yang memberikan/menyediakan arsip inaktif adalah pengelola Pusat Arsip.

Tujuan layanan arsip inaktif adalah tersedianya arsip inaktif yang diperlukan oleh pengguna (pimpinan unit kerja atau pimpinan instansi) dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Sedangkan ruang lingkup layanan arsip inaktif yang dibahas mencakup pemahaman dasar mengenai layanan peminjaman arsip inaktif oleh pengelola Pusat Arsip kepada unit kerja peminjam, yang dimulai dari permintaan, pencarian, pencatatan, pemberian kepada pengguna arsip sampai dengan pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.

Kegiatan layanan arsip inaktif perlu mensosialisasikan ketentuan-ketentuan apa saja yang berlaku dalam memberikan layanan arsip inaktif melalui pemberitahuan pada papan pengumuman atau surat edaran yang ditandatangani pimpinan instansi. Beberapa jenis layanan arsip inaktif yang sering dilakukan oleh Pusat Arsip antara lain: layanan peminjaman arsip, layanan penggandaan, layanan pengiriman/penyampaian dan layanan konsultasi.

Prosedur Layanan Arsip Inaktif
Prosedur layanan arsip inaktif yang baik harus memberikan petunjuk pelaksanaan teknis dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya. Kegiatan layanan arsip inaktif yang perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap permintaan, pencarian, pencatatan peminjaman, monitoring dan pengembalian arsip inaktif ke tempat penyimpanan semula.
Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit kerja yang menyimpan arsip inaktif di Pusat Arsip. Kebutuhan unit kerja ini akan dipenuhi oleh Pusat Arsip setelah ada permintaan secara kedinasan baik secara langsung, melalui telepon, maupun melalui e-mail.
Pencarian arsip dilakukan setelah ada permintaan secara formal baik melalui permintaan langsung, telepon maupun e-mail. Kegiatan ini dilakukan melalui penelusuran arsip inaktif pada tempat penyimpanan arsip baik melalui sistem manual maupun sistem komputerisasi.
Pencatatan dilakukan sebagai upaya pengendalian arsip inaktif yang dipinjam. Kegiatan ini merupakan kegiatan administratif dalam aktivitas layanan arsip inaktif. Dengan pencatatan ini arsip dapat diketahui bila keberadaannya tidak di tempat penyimpanan. Pencatatan dilakukan untuk melengkapi formulir permintaan yang diajukan oleh unit kerja.

Kegiatan monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah selesai sesuai waktu yang ditentukan atau masih berada di unit kerja yang meminjam arsip inaktif tersebut. Apabila sudah perlu segera dikembalikan di tempat penyimpanan semula.